- Karaca Çanta
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Respuesta breve: Los logos de los patrocinadores se ubican en la bolsa para ferias por orden de importancia: el nombre del evento y el patrocinador titular van en la zona más visible, y los demás patrocinadores se disponen según su categoría, en la cara frontal o en la posterior, con espacios iguales. Convertir los logos a versiones de un solo color simplifica la impresión. La medida de la bolsa la determinan el catálogo y las carpetas que irán dentro; no debe pasarse a impresión hasta que la lista de patrocinadores esté cerrada.
La bolsa que se entrega en la mesa de registro de un congreso es uno de los objetos que más tiempo permanece en la mano de los asistentes y que más se fotografía. Los patrocinadores lo saben y preguntan de antemano cómo se verá su logo en la bolsa; el organizador, por su parte, debe hacer caber muchos logos en una superficie limitada.
En este artículo tratamos en qué orden se ubican los logos de los patrocinadores en la bolsa, cómo se reparte el área de impresión, con qué criterio se elige la medida y qué errores son frecuentes en la impresión. En nuestro catálogo hay 144 productos en la categoría de bolsas para ferias; pero lo esencial es decidir desde el principio qué logo va dónde y con qué tamaño.
¿En qué orden se ubican los logos de los patrocinadores en la bolsa?
El espacio en la bolsa es la contrapartida visible del paquete de patrocinio. Por eso, empiece aclarando por escrito las categorías de patrocinio y lo que promete el contrato en cada una. El patrocinador titular suele situarse justo al lado del nombre del evento, en la zona más grande y más fácil de leer. Los patrocinadores principales van en segundo lugar, y los patrocinadores colaboradores y de medios se disponen en una franja común.
Asignar el mismo espacio a los patrocinadores de la misma categoría reduce las discusiones. Sin embargo, las proporciones de los logos son distintas: si un logotipo ancho formado por texto y un emblema cuadrado se colocan a la misma altura, uno parecerá pequeño y el otro grande. Centrar cada logo en un recuadro del mismo tamaño y ajustarlo según el peso visual da un resultado más justo que igualarlos con una regla.
¿Cómo se reparte el área de impresión en un evento con varios patrocinadores?
La superficie de una bolsa es limitada; si elige la impresión a dos caras, también podrá usar la segunda cara. En nuestras páginas de producto predominan los modelos con impresión a un color y a dos caras. Si los logos de los patrocinadores son de varios colores, tenga en cuenta que el número de colores influye en el presupuesto de impresión. La tabla siguiente compara cuatro distribuciones habituales según el número de patrocinadores.
Distribuciones según el número de patrocinadores
| Distribución | Cuándo es adecuada | Punto de atención |
|---|---|---|
| Nombre del evento y patrocinador titular en la cara frontal, demás patrocinadores en la posterior | Si hay muchos patrocinadores y se imprime a dos caras | Dar a los logos de la cara posterior un fondo común y un solo color pone orden en la aglomeración. |
| Orden de patrocinadores en una franja inferior | Si hay pocos patrocinadores o un número intermedio; en impresión a una cara | Si la franja se acerca al borde inferior y al fuelle, los logos se pierden en el pliegue. |
| Solo el patrocinador titular en la bolsa, los demás en el programa del evento | Si la superficie es pequeña o la bolsa se reserva a un único patrocinador | La visibilidad de los demás patrocinadores debe cubrirse en otro medio; conviene hablar de esta decisión desde el principio. |
| Dos bolsas distintas según el público (ponentes y asistentes) | Si se quiere dar contenido y aspecto distintos a grupos distintos | Supone dos diseños distintos; indique en el presupuesto el número de diseños y la cantidad de cada uno por separado. |
¿Cómo encontrar la medida adecuada para una bolsa de conferencia?
En una bolsa de congreso, la medida la determina el material que se entregará a los asistentes. Si hay un programa, una acreditación, una carpeta y folletos de patrocinadores, tome como base el tamaño A4 (21 x 29,7 cm): si el ancho y el alto interiores de la bolsa son menores, la carpeta no cabrá o se doblará.
En los 171 productos de nuestro catálogo con medida indicada, las más frecuentes son 50x40, 30x40 y 45x35 cm (ancho x alto); esta estadística no es un estándar oficial, solo muestra los tamaños de uso habitual. Si además se entregarán un cuadernillo grueso, un vaso o una botella, un modelo con fuelle aporta volumen; en nuestro catálogo, los fuelles más frecuentes miden 8 y 10 cm.
- El ancho y el alto de cada material que irá en la bolsa.
- El material más grueso y la profundidad de los productos voluminosos, como vasos y botellas.
- Si la bolsa se llevará en la mano o al hombro; la longitud del asa se elige en consecuencia.
- Una muestra del material más grande que tenga a mano; lo más acertado es decidir la medida sobre la muestra.
¿Qué debe tenerse en cuenta en el diseño de una bolsa de congreso?
La bolsa de congreso es una superficie que se sigue llevando una vez terminado el evento; el diseño debe leerse bien tanto en la mesa de registro como en la calle. En lugar de intentar poner todo en la bolsa, defina el orden de lectura: primero el nombre del evento, después el patrocinador titular y, por último, los colaboradores.
- Observe el contraste entre el fondo y el logo; un logo oscuro sobre una tela oscura se pierde.
- Convierta los logos de los patrocinadores a versiones de un solo color; la serigrafía a un color es económica y da un aspecto ordenado.
- Deje espacio libre alrededor de los logos; los logos pegados entre sí se leen como una sola mancha.
- Mantenga la impresión alejada de la unión del asa, de las costuras y del pliegue del fuelle.
- Reúna el nombre y la fecha del evento en un único bloque, separado de la franja de patrocinadores.
- Elija la tela según la vida útil: nonwoven («tela») para un congreso de un solo día, y bolsa de algodón si se quiere que se siga llevando después del evento.
Errores frecuentes en la impresión de bolsas para ferias
La mayoría de los errores no surgen durante la impresión, sino en la preparación de archivos y en la fase de aprobación; una vez iniciada la impresión, también es difícil corregirlos. La tabla siguiente resume las cinco situaciones más habituales en bolsas con varios patrocinadores y su prevención.
Errores frecuentes y su prevención
| Error | Consecuencia | Prevención |
|---|---|---|
| Enviar un logo de patrocinador de baja resolución | Los bordes se imprimen pixelados y borrosos | Si es posible, solicite PDF o EPS vectorial; los PNG y JPG deben tener alta resolución. |
| Cambiar la lista de patrocinadores después de la impresión | Añadir o quitar un logo en una bolsa ya impresa no suele ser posible | Cierre la lista por escrito antes de la aprobación del diseño. |
| Imprimir tal cual todos los logos de varios colores | Aumenta el número de colores y la bolsa parece recargada | Convierta los logos a una versión de un color o de colores limitados. |
| Acercar el logo a la unión del asa o al pliegue del fuelle | Cuando la bolsa se llena, el logo se deforma o queda oculto | Mantenga el área de impresión en la zona central y colóquela pensando en la bolsa llena. |
| Obtener la aprobación del patrocinador de forma verbal | Tras la impresión surgen objeciones y solicitudes de cambio | Obtenga por escrito la aprobación del diseño de cada patrocinador. |
¿Cómo se organiza el calendario de pedido para los logos de los patrocinadores?
Construya el calendario de atrás hacia delante, a partir de la fecha del evento. El logo del patrocinador que llegue más tarde condiciona toda la cadena, porque tras la aprobación del diseño vienen la producción y la impresión, y después el control y el envío. Los plazos exactos se concretan en la fase de presupuesto según la cantidad y la carga de trabajo; rellenar el campo de fecha de entrega deseada del formulario de presupuesto facilita la planificación.
Piense, por ejemplo, en un congreso con un patrocinador titular, dos patrocinadores principales y seis colaboradores. Fije una única fecha límite para la entrega de logos a los patrocinadores, reúna todos los logos en esa fecha, intégrelos en un solo boceto y haga aprobar el boceto. Así cada patrocinador ve el mismo documento y las objeciones se resuelven antes de la impresión.
Preguntas frecuentes
¿Deben tener todos los logos el mismo tamaño en una bolsa con varios patrocinadores?
No: los logos de los patrocinadores de la misma categoría deben tener el mismo peso visual; entre categorías distintas, el patrocinador titular ocupa el área más grande. El mismo peso visual no significa la misma altura: los logotipos anchos formados por texto y los emblemas cuadrados deben verse con tamaños distintos pero equilibrados. Defina las categorías según el contrato de patrocinio y deje que el diseño de la bolsa refleje esa decisión.
¿En qué formato de archivo debo enviar el logo del patrocinador?
Si es posible, envíe PDF o EPS vectorial; también se aceptan PNG, JPG y WebP. En el formulario de presupuesto puede subirse un archivo de logo o de diseño de hasta 5 MB, y el archivo subido solo puede descargarse desde el panel de administración autorizado. La idoneidad del archivo para la impresión la aclaramos conjuntamente en la fase de diseño y aprobación.
¿Se puede imprimir en las dos caras de la bolsa de congreso?
Sí, puede hacerse impresión a dos caras; en nuestras páginas de producto, la distribución más frecuente es la impresión a un color y a dos caras. Las dos caras sirven para repartir los logos de los patrocinadores. Como el número de colores de impresión y el número de caras influyen en el presupuesto, defina en la fase de presupuesto si será a una o a dos caras, junto con la cantidad y el número de patrocinadores.
¿Cómo entra en la bolsa un patrocinador añadido a última hora?
Una vez iniciada la impresión, añadir un logo a la bolsa no suele ser posible; por eso, fije una fecha de cierre para los patrocinadores antes de la aprobación del diseño. Al patrocinador que llegue después de esa fecha se le puede proponer una visibilidad fuera de la bolsa, por ejemplo en el programa o en el panel de la mesa de registro. Si nos avisa antes de que empiece la producción, en esa fase se aclara si el diseño puede actualizarse.
