- Karaca Çanta
- 6 min de lectura
Respuesta breve: Al elegir bolsas de algodón para un evento universitario, determine primero el número de participantes, la forma de reparto y el material que irá en la bolsa. Para repartir folletos y carpetas resulta adecuada una bolsa de algodón o de TNT cosido («tela») con asas; para los objetos que se llevarán durante todo el día, una mochila de cuerdas. Calcule la cantidad a partir de los inscritos confirmados, el equipo y los invitados, más un margen de reserva, y después solicite el presupuesto.
Día de presentación de clubes, encuentro de empleo, ceremonia de graduación o fiesta escolar: todo el mundo quiere la bolsa, pero cuántas, de qué modelo y con qué presupuesto se pedirán suele dejarse para el último momento. Si no tiene la bolsa en sus manos antes del evento, el plan de reparto también se resiente.
Este artículo trata la elección de bolsas para eventos universitarios y escolares por orden: cálculo de la cantidad, modelo, impresión, presupuesto y calendario de pedido. En nuestro catálogo hay 18 productos en la categoría de mochilas escolares y 64 en la de mochilas de cuerdas; con los criterios siguientes podrá distinguir cuál se adapta a su evento.
¿Cuántas bolsas se necesitan para el evento?
Parta del número de inscritos confirmados. Añada el equipo organizador, los voluntarios, los ponentes y los invitados, porque estos grupos con frecuencia no figuran en la lista de inscripción. Por último, deje un margen de reserva. No hay una proporción fija para el tamaño del margen; lo determina cómo se recoge la inscripción: en un evento con preinscripción el margen es reducido, y en un evento abierto con inscripción en la puerta, amplio.
Un escenario de ejemplo: en una jornada de empleo con preinscripción y, por ejemplo, 500 personas, al número de inscritos se suman el equipo y los invitados, y el margen de reserva es reducido. Si el mismo club monta un stand de presentación al que puede acercarse cualquiera, esta vez el margen debe ser amplio. Si las bolsas no alcanzan, un segundo pedido supone otro presupuesto y otro calendario.
- Participantes inscritos confirmados.
- Equipo organizador y voluntarios.
- Ponentes, miembros del jurado e invitados.
- Bolsas que se entregarán a patrocinadores y partes interesadas.
- Margen de reserva para la inscripción en la puerta o la asistencia de última hora.
¿Cómo se utiliza la bolsa de algodón en los eventos escolares?
En los colegios, la bolsa no suele ser un subproducto del evento, sino el soporte del material que se reparte: el paquete de bienvenida en el periodo de inscripción, el folleto y la hoja de trabajo en la feria de ciencias, el recuerdo en la graduación, la camiseta y la toalla en el torneo deportivo. Para quién se entrega la bolsa, qué día y qué va a transportar determinan directamente la decisión del modelo.
Tendencia de modelo según el tipo de evento
| Evento | Modelo adecuado | Por qué |
|---|---|---|
| Día de presentación de clubes | Mochila de cuerdas | El estudiante que se mueve todo el día tiene las manos libres; el logo del club se ve en la espalda. |
| Jornada de empleo y conferencia | Bolsa de algodón o de TNT cosido con asas | Caben cómodamente materiales planos como folletos, carpetas y currículos; la gran superficie deja espacio al logo. |
| Ceremonia de graduación | Bolsa de algodón | Como es probable que pase al uso cotidiano, tiene valor de recuerdo. |
| Torneo deportivo y campamento | Mochila de cuerdas | Con objetos voluminosos como camisetas, toallas y calzado, el peso se reparte entre los dos hombros. |
| Fiesta escolar y jornada de puertas abiertas | Bolsa ligera de TNT cosido o ultrasónica | Puede repartirse una bolsa ligera y de buen aspecto a muchos visitantes. |
¿Cómo se elige el producto promocional en los eventos universitarios?
Al decidir entre bolsa, bolígrafo, cuaderno o botella de agua, fíjese en cuatro preguntas: ¿se usará el producto después del evento?, ¿resuelve el problema del transporte?, ¿ofrece superficie suficiente para el logo? y ¿cabe en el presupuesto junto con la cantidad? La bolsa es fuerte en las tres primeras, porque además transporta los demás productos del reparto.
Como los estudiantes llevan material de clase por el campus durante todo el día, la bolsa tiene con frecuencia posibilidades de usarse también en la vida cotidiana. Aun así, no todos los eventos necesitan una bolsa: si solo se va a entregar una tarjeta pequeña o una entrada, la bolsa puede ser excesiva. Si el material que va a repartir no requiere una bolsa, valore otro producto.
¿Bolsa de algodón con asas o mochila de cuerdas?
La diferencia entre ambas es la forma de llevarlas. La bolsa de algodón con asas se lleva en la mano o al hombro; ofrece una superficie cómoda para libros, carpetas y folletos. La mochila de cuerdas se cierra con el cordón de la boca, se lleva en los dos hombros y deja las manos libres; resulta más cómoda en deporte, campamentos y eventos en los que se camina todo el día.
Los modelos de cuerdas se fabrican en su mayoría con tela de algodón de tejido ligero; cuanto mayor es la carga que va a transportar, más importante es la resistencia de la tela. Si va a llevar libros pesados o un portátil, indíquelo en la fase de presupuesto. Si no puede decidirse, describa su escenario de uso y compararemos juntos los dos modelos.
¿Cómo se imprimen el logo del club y el nombre del evento en la bolsa?
Los logos de los clubes suelen ser de uno o dos colores; en ese caso, la serigrafía da un resultado nítido y además sigue siendo económica en grandes cantidades. Si va a usar un diseño de cartel a todo color o una fotografía, la impresión digital es lo más indicado; para un emblema pequeño de líneas limpias también es posible el bordado. En las bolsas de TNT cosido, el método figura en nuestras páginas de producto como impresión offset.
Si va a poner en la bolsa tanto el logo del club como el nombre del evento, defina la jerarquía desde el principio. Si también habrá logos de patrocinadores, consulte nuestro artículo sobre bolsas de congresos y eventos, que trata el reparto de la superficie. Lo más seguro es enviar el logo como PDF o EPS vectorial; también se aceptan PNG, JPG y WebP.
¿Cómo se planifican el presupuesto del club y el calendario de pedido?
El precio no es una lista fija, sino un presupuesto; lo determinan detalles como la cantidad, la tela, la medida, el número de colores de impresión y el asa. A medida que aumenta la cantidad, el coste por bolsa suele disminuir; por eso, que varios clubes que organizan eventos en el mismo periodo se unan en un diseño común puede aliviar el presupuesto. La impresión a un color y un modelo sencillo también son partidas que determinan el presupuesto.
Construya el calendario de atrás hacia delante, desde la fecha del evento: cuando la cantidad y el diseño están definidos, viene el presupuesto; después, la aprobación del diseño, la producción y la impresión, y el control y el envío. El plazo exacto se concreta en la fase de presupuesto; indique en el formulario la fecha de entrega deseada. Las bolsas se envían a toda Turquía por mensajería con seguimiento o por transporte, y se emite factura corporativa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la cantidad de bolsas para un evento?
Sume al número de inscritos confirmados el de miembros del equipo, voluntarios, ponentes e invitados, y añada un margen de reserva. No hay una proporción fija para el margen: se mantiene reducido en un evento con preinscripción y amplio en un evento abierto con inscripción en la puerta. Cuando la cantidad esté clara, puede escribir la cantidad estimada en el formulario de presupuesto.
Para un evento escolar, ¿debe elegirse mochila de cuerdas o bolsa de algodón?
En eventos en los que se camina todo el día o que incluyen deporte y campamento resulta más adecuada la mochila de cuerdas; en eventos en los que se reparten folletos, carpetas y libros, la bolsa de algodón con asas. La decisión depende de la forma de llevarla y del material que irá dentro. Si duda, describa el desarrollo del evento y compararemos juntos los modelos.
¿Qué impresión se elige si el logo del club es multicolor?
Para logos multicolor o con fotografías es adecuada la impresión digital, que destaca en cantidades pequeñas o medias. Si el logo puede reducirse a uno o dos colores, la serigrafía da un resultado nítido y económico en grandes cantidades. Si está pensando en otro método, pregúntelo en la fase de presupuesto.
¿Cuándo debo pedir las bolsas para tenerlas antes del evento?
En cuanto la cantidad y el logo estén definidos; el presupuesto, la aprobación del diseño, la producción y la impresión, el control y el envío deben terminar antes de la fecha del evento. No damos un plazo cerrado: el plazo de producción y entrega se concreta en la fase de presupuesto, comunicando la fecha de entrega deseada. Indicar la fecha del evento en el primer mensaje facilita la planificación.
