يبدأ طلب الحقائب القطنية المؤسسية قبل الحقيبة بتجهيز داخل المؤسسة: ينبغي أن يتضح من سيتخذ القرار، وأي نسخة من الشعار ستُستخدم، وبيانات الفاتورة، وعناوين التسليم، وتاريخ الحاجة. وفي Karaca Çanta ننتج طلبات المؤسسات بلا وسطاء في ورشتنا في كاراتاي بقونية، ونصدر فاتورة مؤسسية، ونرسل إلى 81 ولاية بشحن قابل للتتبع أو بالنقل.
نادراً ما تكون المشكلة في الإنتاج عند طلب الحقائب المؤسسية؛ وفي الغالب فإن موافقة ضاعت بين التسويق والمشتريات والمحاسبة والإدارة، أو شعاراً وصل متأخراً، أو بيانات فاتورة ناقصة، هي ما يطيل الجدول الزمني. اختيار الحقيبة سهل، أما تجهيز المؤسسة فصعب.
لا يشرح هذا الدليل عملية الطلب بل التجهيز الداخلي قبل الطلب: من سيشارك في العملية، وتجهيز الشعار بما يتوافق مع دليل العلامة التجارية، وسيناريوهات الاستخدام، واعتماد عرض السعر داخل المؤسسة، وخطة التسليم إلى عناوين متعددة. ولخطوات العملية يمكنكم الاطلاع على دليلنا لتوريد الحقائب بالجملة.
من يشارك في العملية عند الطلب المؤسسي؟
قد يبدو طلب الحقائب المؤسسي عملاً يخص شخصاً واحداً، لكنه يعني ثلاث أو أربع إدارات على الأقل. وإذا عرفتم مسبقاً من يشارك في العملية اتضح أيضاً أي معلومة تُطلب من كل إدارة ومتى. ويقرن الجدول الأدوار الشائعة بالمعلومات التي ستُرسل إلى الورشة؛ وقد تختلف أسماء الإدارات بحسب هيكل مؤسستكم.
تحديد جهة اتصال واحدة يبسّط المراسلة بين الورشة ومؤسستكم. فإذا صدرت موافقة المخطط والأسئلة وطلبات التعديل عن الشخص نفسه فلا يحدث التباس حول أي معلومة هي المحدثة ولا يضيع ترتيب الطلبات؛ ومن الاحتياطات الجيدة أيضاً تعيين بديل لفترات إجازته أو انشغاله.
| الإدارة | القرار أو المهمة | ما يُرسل إلى الورشة |
|---|---|---|
| التسويق والاتصال | اعتماد الشعار واللون والتصميم | ملف الشعار وألوان الطباعة وموافقة المخطط |
| المشتريات | مقارنة العروض وقرار المورّد | طلب عرض السعر والكمية والتاريخ |
| المحاسبة | بيانات الفاتورة | اسم الشركة والبيانات الضريبية |
| العمليات أو التوزيع | عناوين التسليم والمستلمون | العنوان واسم المستلم والهاتف |
| الإدارة العليا | الميزانية والموافقة النهائية | اسم الشخص الذي سيعطي الموافقة |
كيف يُجهَّز الشعار بما يتوافق مع دليل العلامة التجارية؟
لدى معظم المؤسسات قواعد لاستخدام الشعار: أي لون وأي مسافات وأي نسخة. وقد لا يمكن تطبيق الدليل كاملاً في طباعة الحقائب، لأن الخطوط الدقيقة والألوان المتعددة لا تعطي النتيجة نفسها بكل طريقة على القماش. ولذلك ينبغي تحديد النسخة المبسطة الملائمة للطباعة منذ البداية.
تجهيز نسخة بلون واحد أو محدودة بلونين وإرسال ملف الشعار بصيغة متجهة (فيكتور) يريح العملية. ويُقرَّر مع الورشة أي نسخة ستُستخدم عبر المخطط الأولي؛ ويكفي أن تذكروا في الطلب الألوان الإلزامية في دليل مؤسستكم وقاعدة المسافة التي يجب تركها حول الشعار. ولطرق الطباعة وتجهيز الملف يمكنكم الاطلاع على دليل الطباعة لدينا.
لأي أغراض تُطلب الحقائب المؤسسية؟
تطلب المؤسسات الحقائب لأغراض مختلفة؛ وإذا تغير الغرض تغير اختيار الحقيبة. والسيناريوهات أدناه أمثلة عامة، ولكل منها يجب التفكير في القماش والمقاس والطباعة على حدة. وإذا كنتم تطلبون لعدة سيناريوهات في وقت واحد فاكتبوا كلاً منها منفصلاً في الطلب، لأن عرض السعر يتشكل بحسب السيناريو. وعند تحديد السيناريو فكروا أيضاً في عدد مرات استخدام الحقيبة: فحقيبة تُوزَّع مرة ثم تُنسى وحقيبة تُحمل باليد شهوراً قد لا تتطلبان القماش نفسه ولا المقبض نفسه ولا الطباعة نفسها. وإن ترددتم فيكفي أن تكتبوا غرض الاستخدام لتُعدّ الورشة اقتراح القماش والمقاس بحسب ذلك.
- الاستقبال وحزمة الترحيب: حقيبة بسيطة ودائمة للموظف الجديد أو العميل أو الضيف
- المعارض والمؤتمرات والاجتماعات: توزيع خفيف على عدد كبير من المشاركين
- هدية الموظفين: ذكرى سنوية أو عيد أو حملة
- حقيبة العملاء: طراز تُعطى عند التسوق أو الزيارة ويُستخدم فترة طويلة
- الفعاليات والرعاية: توزيع يبرز فيه ظهور الشعار
كيف تُدار الموافقة على التصميم داخل المؤسسة؟
عندما يصلكم مخطط الشعار لا يُتخذ قرار الموافقة من شخص واحد، بل بنظرة مشتركة من الإدارات المعنية. فالتسويق ينظر إلى صحة الشعار، والإدارة إلى المظهر، والمحاسبة إلى اسم الفاتورة. وجمع تعليق كل إدارة لدى جهة اتصال واحدة وإرسالها إلى الورشة دفعة واحدة يختصر مراسلات عدة جولات في جولة واحدة.
ولأن الإنتاج يبدأ بعد الموافقة، فيجب إنهاء طلبات التعديل قبل الموافقة؛ إذ يصعب تغيير التصميم بعد بدء الإنتاج. ومراجعة نقاط مثل الأخطاء الإملائية وبيانات الهاتف والعنوان وألوان الشعار وموضعه على الحقيبة في المخطط من قِبل المعنيين في مؤسستكم تمنع المفاجآت بعد الموافقة.
كيف تحصلون على عرض سعر قابل للمقارنة؟
تقارن المؤسسات عادةً أكثر من عرض. ولكي تكون المقارنة ذات معنى يجب إعطاء جميع الموردين التعريف نفسه: القماش والمقاس والمقبض وطريقة الطباعة ولونها والكمية. وإلا فقد يتضمن العرض الذي يبدو منخفضاً بنداً ناقصاً. ولمن يريد إعداد مواصفات فنية مفصلة توجد في مدونتنا مقالة مستقلة.
عند طلب عرض سعر منا اعلموا أن السعر يتحدد بحسب الكمية والقماش والمقاس وعدد ألوان الطباعة والتفاصيل الإضافية مثل المقبض؛ فلا توجد قائمة ثابتة. وإن كان عليكم تقديم العرض داخل المؤسسة فاطلبوا أن يكون التعريف مكتوباً. وفي الطلبات المؤسسية تصدر فاتورة؛ ويكفي أن ترسلوا اسم الشركة والبيانات الضريبية منذ البداية.
خطة التسليم متعددة الإدارات والعناوين
هل ستصل الحقائب إلى مركز واحد أم ستُوزَّع على إدارات مختلفة؟ التسليم إلى عناوين متعددة ليس مجرد سؤال لوجستي بل سؤال تخطيط: ينبغي سرد عدد الحقائب التي ستذهب إلى كل عنوان ومن هو المستلم مسبقاً. وإن كنتم تريدون الإرسال إلى أكثر من عنوان فاكتبوا ذلك في الرسالة الأولى؛ ويتضح في مرحلة عرض السعر إن كان ذلك ممكناً وكيف يتم.
تُرسل الحقائب إلى الولايات الـ81 جميعها بشحن قابل للتتبع أو بالنقل؛ وتُخطَّط طريقة الإرسال بحسب الكمية والعنوان. وتساعد معرفة اسم الشخص الذي سيستلم ورقم هاتفه الذي يمكن الوصول إليه على استلام الطرد دون مشكلة. ولمعلومات كل ولاية يمكنكم الاطلاع أيضاً على صفحة مناطق الخدمة لدينا. ومن التجهيز الجيد داخل المؤسسة أيضاً أن تعرفوا مسبقاً من سيستلم الصناديق وفي أي ساعات أثناء التسليم.
كيف يُبنى الجدول الزمني للطلب المؤسسي بالرجوع من الموعد النهائي؟
غالباً ما تكون الموافقات الداخلية أطول خطوة في العملية؛ لذلك ينبغي بناء الجدول بالرجوع من تاريخ الفعالية أو التوزيع واحتساب مدد الموافقة. ولأن مدد الإنتاج والشحن تختلف بحسب القماش والكمية والطباعة فلا نعطي عدد أيام قاطعاً؛ إذ يتضح ذلك في مرحلة عرض السعر بعد أن نعرف تاريخكم. ومع أن نظام الموافقات يختلف من مؤسسة إلى أخرى فإن الترتيب يكون عادةً كما يلي، ولا ينبغي أن ننسى أن كل بند يحمل في داخله هامش انتظار:
- التاريخ الذي يجب أن تكون فيه الحقائب بين أيديكم
- هامش يُخصص للتسليم والشحن
- هامش يُخصص لمرحلة الإنتاج والطباعة
- عملية الموافقة على مخطط التصميم
- قبول عرض السعر وقرار الطلب
- عملية الموافقة على الميزانية والإدارة داخل المؤسسة
آخر تحديث: