La commande de tote bags d'entreprise commence, avant le sac, par une préparation interne : il faut déterminer qui décide, quelle version du logo sera utilisée, les informations de facturation, les adresses de livraison et la date de besoin. Karaca Çanta fabrique les commandes d'entreprise sans intermédiaire dans son atelier de Karatay, à Konya, établit une facture au nom de l'entreprise et expédie dans les 81 provinces par envoi suivi ou par transporteur.
Dans une commande d'entreprise, le problème vient rarement de la production ; ce qui allonge le calendrier, c'est le plus souvent une validation perdue entre le marketing, les achats, la comptabilité et la direction, un logo qui arrive tard ou une information de facturation manquante. Choisir le sac est facile, préparer l'entreprise est difficile.
Ce guide ne décrit pas le processus de commande, mais la préparation interne qui le précède : qui participe au processus, la préparation du logo conforme à la charte graphique, les scénarios d'utilisation, la validation du devis en interne et le plan de livraison multi-adresses. Pour les étapes du processus, consultez notre guide sur l'approvisionnement en sacs en gros.
Qui participe au processus d'une commande d'entreprise ?
Même si une commande de tote bags d'entreprise semble être l'affaire d'une seule personne, elle concerne au moins trois ou quatre services. Si vous savez à l'avance qui participe au processus, vous savez aussi quelle information demander à chaque service et quand. Le tableau associe les rôles courants aux informations à transmettre à l'atelier ; le nom des services peut varier selon la structure de votre entreprise.
Désigner un seul interlocuteur simplifie les échanges entre l'atelier et votre entreprise. Si la validation de la maquette, les questions et les demandes de modification viennent de la même personne, il n'y a pas de confusion sur l'information à jour et l'ordre des demandes ne se perd pas ; prévoir aussi un suppléant pour les périodes de congé ou de forte charge de cette personne est une bonne précaution.
| Service | Décision ou mission | À transmettre à l'atelier |
|---|---|---|
| Marketing et communication | Validation du logo, des couleurs et du design | Fichier du logo, couleurs d'impression, validation de la maquette |
| Achats | Comparaison des devis et choix du fournisseur | Demande de devis, quantité et date |
| Comptabilité | Informations de facturation | Raison sociale et informations fiscales |
| Opérations ou distribution | Adresses de livraison et destinataires | Adresse, nom du destinataire et téléphone |
| Direction | Budget et validation finale | Nom de la personne qui donnera la validation |
Comment préparer un logo conforme à la charte graphique ?
La plupart des entreprises ont des règles d'utilisation du logo : quelles couleurs, quels espaces, quelle version. Sur un sac, il n'est pas toujours possible d'appliquer toute la charte, car les traits fins et les nombreuses couleurs ne donnent pas le même résultat avec toutes les méthodes sur tissu. Il faut donc déterminer dès le départ la version simplifiée adaptée à l'impression.
Préparer une version en une couleur ou limitée à deux couleurs et envoyer le fichier du logo en format vectoriel facilite le processus. La version à utiliser se décide avec l'atelier, à partir de la maquette ; il vous suffit d'indiquer dans la demande les couleurs obligatoires de la charte de votre entreprise et la règle d'espace à laisser autour du logo. Pour les méthodes et la préparation des fichiers, consultez notre guide des méthodes d'impression.
Dans quels buts les entreprises commandent-elles des tote bags ?
Les entreprises commandent des sacs dans des buts variés ; quand le but change, le choix du sac change aussi. Les scénarios ci-dessous sont des exemples généraux, et pour chacun il faut penser séparément le tissu, la taille et l'impression. Si vous commandez pour plusieurs scénarios à la fois, indiquez chacun séparément dans la demande, car le devis se construit selon le scénario. En définissant le scénario, pensez aussi au nombre de fois où le sac sera utilisé : un sac distribué une fois puis oublié et un sac porté à la main pendant des mois n'exigent pas forcément le même tissu, la même anse et la même impression. Si vous hésitez, il suffit d'indiquer l'usage prévu pour que l'atelier prépare sa recommandation de tissu et de taille en conséquence.
- Accueil et kit de bienvenue : un sac sobre et durable pour les nouveaux collaborateurs, clients ou invités
- Salon, congrès et réunion : distribution légère à de nombreux participants
- Cadeau pour le personnel : anniversaire d'entreprise, fête ou campagne
- Sac client : un modèle remis lors d'un achat ou d'une visite et utilisé longtemps
- Événement et parrainage : distribution où la visibilité du logo est prioritaire
Comment gérer la validation du design au sein de l'entreprise ?
Lorsque la maquette du logo vous parvient, la décision de validation n'est pas prise par une seule personne mais par le regard commun des services concernés. Le marketing vérifie l'exactitude du logo, la direction l'aspect, la comptabilité la raison sociale de la facture. Rassembler les remarques de chaque service auprès d'un interlocuteur unique et les transmettre en bloc à l'atelier ramène plusieurs tours d'échanges à un seul.
La production démarrant après la validation, il faut terminer les demandes de modification avant celle-ci ; modifier le design devient difficile une fois la production lancée. Faire contrôler par les personnes concernées de votre entreprise les points comme les fautes d'orthographe sur la maquette, le téléphone et l'adresse, les couleurs du logo et son emplacement sur le sac évite les mauvaises surprises après validation.
Comment obtenir des devis comparables ?
Les entreprises comparent généralement plusieurs devis. Pour que la comparaison ait un sens, il faut donner la même définition à tous les fournisseurs : tissu, taille, anse, méthode et couleur d'impression, quantité. Sinon, un devis qui paraît bas peut omettre un poste. Pour ceux qui souhaitent rédiger un cahier des charges technique détaillé, il existe un article de blog dédié.
En nous demandant un devis, sachez que le prix est déterminé selon la quantité, le tissu, la taille, le nombre de couleurs d'impression et des détails supplémentaires comme l'anse ; il n'y a pas de liste fixe. Si vous devez présenter le devis en interne, demandez que la définition soit écrite. Pour les commandes d'entreprise, une facture est établie ; il suffit de nous transmettre dès le départ la raison sociale et les informations fiscales.
Plan de livraison multi-services et multi-adresses
Les sacs arriveront-ils à un seul site, ou seront-ils répartis entre différents services ? La livraison multi-adresses n'est pas seulement une question de logistique, c'est une question de planification : il faut lister à l'avance le nombre de sacs destiné à chaque adresse et l'identité du destinataire. Si vous souhaitez un envoi à plusieurs adresses, indiquez-le dès le premier message ; la faisabilité et les modalités sont précisées au stade du devis.
Les sacs sont expédiés dans l'ensemble des 81 provinces par envoi suivi ou par transporteur ; le mode d'expédition est planifié selon la quantité et l'adresse. Le nom de la personne qui réceptionnera la livraison et un numéro de téléphone joignable facilitent la bonne réception du colis. Pour des informations par province, vous pouvez aussi consulter notre page des zones de service. Savoir à l'avance par qui et à quelles heures les cartons seront réceptionnés lors de la livraison est aussi une bonne préparation en interne.
Comment construire à rebours le calendrier d'une commande d'entreprise ?
Les validations internes sont souvent l'étape la plus longue du processus ; il faut donc construire le calendrier à rebours à partir de la date de l'événement ou de la distribution, en tenant compte des délais de validation. Les délais de production et d'expédition variant selon le tissu, la quantité et l'impression, nous ne donnons pas de nombre de jours précis ; ils sont précisés au stade du devis, une fois que nous connaissons votre date. Même si le circuit de validation diffère d'une entreprise à l'autre, l'ordre est généralement le suivant, et il ne faut pas oublier que chaque ligne comporte sa propre marge d'attente :
- Date à laquelle vous devez avoir les sacs en main
- Marge à prévoir pour la livraison et l'expédition
- Marge à prévoir pour l'étape de production et d'impression
- Processus de validation de la maquette du design
- Acceptation du devis et décision de commande
- Processus de validation interne du budget et de la direction
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