Заказ корпоративных хлопковых сумок начинается не с сумки, а с подготовки внутри организации: нужно определить, кто принимает решение, какая версия логотипа будет использоваться, реквизиты для счёта-фактуры, адреса доставки и дату, к которой нужны сумки. Karaca Çanta производит корпоративные заказы в мастерской в Конье (Каратай) без посредников, выставляет счёт-фактуру для организаций и отправляет их во все 81 провинцию курьерской службой с отслеживанием или транспортной компанией.
В корпоративном заказе сумок проблема редко возникает на производстве; чаще всего сроки затягивает согласование, потерявшееся между маркетингом, закупками, бухгалтерией и руководством, запоздавший логотип или недостающие реквизиты для счёта. Выбрать сумку легко, подготовить организацию — трудно.
Это руководство рассказывает не о процессе заказа, а о подготовке внутри организации до заказа: кто будет участвовать в процессе, подготовка логотипа в соответствии с брендбуком, сценарии использования, внутреннее согласование расчёта и план доставки по нескольким адресам. С шагами процесса вы можете ознакомиться в нашем руководстве по оптовым поставкам сумок.
Кто участвует в корпоративном заказе?
Хотя корпоративный заказ сумок кажется делом одного человека, он касается как минимум трёх-четырёх подразделений. Если заранее знать, кто вовлечён в процесс, становится ясно, какие сведения и когда запрашивать у каждого подразделения. Таблица сопоставляет часто встречающиеся роли со сведениями, которые передаются в мастерскую; названия подразделений могут отличаться в зависимости от структуры вашей организации.
Назначение одного контактного лица упрощает переписку между мастерской и вашей организацией. Если согласование макета, вопросы и запросы на изменения исходят от одного человека, не возникает путаницы в том, какие сведения актуальны, и порядок запросов не теряется; хорошей мерой предосторожности будет назначить и заместителя на период отпуска или занятости этого человека.
| Подразделение | Решение или задача | Что передать в мастерскую |
|---|---|---|
| Маркетинг и коммуникации | Логотип, цвет и согласование дизайна | Файл логотипа, цвета печати, согласование макета |
| Закупки | Сравнение расчётов и выбор поставщика | Запрос расчёта, тираж и дата |
| Бухгалтерия | Реквизиты для счёта-фактуры | Наименование компании и налоговые реквизиты |
| Операции или распределение | Адреса доставки и получатели | Адрес, получатель и телефон |
| Руководство | Бюджет и окончательное согласование | Имя лица, которое даст согласие |
Как подготовить логотип в соответствии с брендбуком?
У большинства организаций есть правила использования логотипа: какой цвет, какие отступы, какая версия. При печати на сумках применить весь брендбук целиком может не получиться, поскольку тонкие линии и множество цветов на ткани не при каждом способе дают один и тот же результат. Поэтому упрощённую версию, подходящую для печати, нужно определить заранее.
Процесс облегчит подготовка одноцветной или ограниченной двумя цветами версии и отправка файла логотипа в векторном формате. Какая версия будет использоваться, решается вместе с мастерской по макету; достаточно указать в запросе обязательные цвета из брендбука вашей организации и правило свободного поля вокруг логотипа. О способах печати и подготовке файла можно прочитать в нашем руководстве по способам печати.
С какими целями организации заказывают корпоративные сумки?
Организации заказывают сумки с разными целями; когда цель меняется, меняется и выбор сумки. Сценарии ниже — общие примеры, и для каждого из них ткань, размер и печать нужно продумывать отдельно. Если вы заказываете сразу для нескольких сценариев, пишите каждый отдельно, потому что расчёт формируется по сценарию. Определяя сценарий, подумайте и о том, сколько раз сумку будут использовать: сумка, которую раздадут один раз и забудут, и сумка, которую месяцами будут носить в руках, могут требовать разной ткани, разной ручки и разной печати. Если вы не определились, достаточно указать цель использования — мастерская подготовит рекомендацию по ткани и размеру с учётом этого.
- Приветственный набор: простая и долговечная сумка для нового сотрудника, клиента или гостя
- Выставки, конгрессы и совещания: лёгкая раздача множеству участников
- Подарок сотрудникам: годовщина, праздник или акция
- Сумка для клиентов: модель, которую выдают при покупке или визите и которой пользуются долго
- Мероприятия и спонсорство: раздача, где на первый план выходит заметность логотипа
Как управлять согласованием дизайна внутри организации?
Когда макет логотипа приходит к вам, решение о согласовании принимается не одним человеком, а общим взглядом заинтересованных подразделений. Маркетинг смотрит на верность логотипа, руководство — на внешний вид, бухгалтерия — на наименование для счёта. Если собрать комментарии каждого подразделения у одного контактного лица и передать мастерской сразу, несколько кругов переписки превращаются в один.
Поскольку после согласования начинается производство, запросы на изменения нужно завершить до согласования; после начала производства изменить дизайн трудно. Если вы попросите заинтересованных сотрудников организации проверить в макете такие моменты, как опечатки, телефон и адрес, цвета логотипа и положение на сумке, это убережёт от сюрпризов после согласования.
Как получить сопоставимые расчёты?
Организации обычно сравнивают несколько расчётов. Чтобы сравнение имело смысл, всем поставщикам нужно давать одно и то же описание: ткань, размер, ручка, способ и цвет печати, тираж. Иначе расчёт, кажущийся дешёвым, может не включать какую-то позицию. Для тех, кто хочет подготовить подробное техническое задание, в нашем блоге есть отдельная статья.
Запрашивая у нас расчёт, учтите, что цена определяется тиражом, тканью, размером, числом цветов печати, ручкой и дополнительными деталями; фиксированного прайс-листа нет. Если вам нужно представить расчёт внутри организации, попросите, чтобы описание было письменным. По корпоративным заказам выставляется счёт-фактура; достаточно заранее передать наименование компании и налоговые реквизиты.
План доставки для нескольких подразделений и адресов
Сумки поступят в один центр или будут распределяться по разным подразделениям? Доставка по нескольким адресам — это не только вопрос логистики, но и вопрос планирования: заранее нужно составить список, сколько сумок пойдёт на каждый адрес и кто получатель. Если вам нужна отправка на несколько адресов, напишите об этом в первом сообщении; возможно ли это и как это будет сделано, выясняется на этапе расчёта.
Сумки отправляются во все 81 провинцию курьерской службой с отслеживанием или транспортной компанией; способ отправки планируется по тиражу и адресу. Имя получателя и доступный телефон помогают без проблем принять посылку. Для сведений по провинциям можно заглянуть и на нашу страницу «Регионы обслуживания». Заранее выяснить, кто и в какие часы будет принимать коробки при доставке, — тоже хорошая подготовка внутри организации.
Как выстроить календарь корпоративного заказа в обратном порядке?
Внутренние согласования часто оказываются самым долгим шагом процесса; поэтому календарь нужно выстраивать от даты мероприятия или раздачи в обратном порядке и учитывать сроки согласований. Поскольку сроки производства и отправки зависят от ткани, тиража и печати, точное число дней мы не называем; они уточняются на этапе расчёта, когда мы узнаем вашу дату. Хотя порядок согласований в каждой организации свой, последовательность обычно такая, и нужно помнить, что каждая строка включает собственный запас на ожидание:
- Дата, к которой сумки должны быть у вас
- Запас на доставку и отправку
- Запас на этап производства и печати
- Процесс согласования макета дизайна
- Принятие расчёта и решение о заказе
- Внутреннее согласование бюджета и руководством
Последнее обновление: