Die Bestellung von Baumwolltaschen für Unternehmen beginnt vor der Tasche mit der internen Vorbereitung: Zu klären sind, wer entscheidet, welche Logoversion verwendet wird, die Rechnungsdaten, die Lieferadressen und der Bedarfstermin. Karaca Çanta fertigt Firmenbestellungen in der Werkstatt in Konya Karatay ohne Zwischenhändler, stellt Firmenrechnungen aus und versendet in alle 81 Provinzen per Paketversand mit Sendungsverfolgung oder per Spedition.
Bei Firmenbestellungen von Taschen liegt das Problem selten in der Produktion; meist verlängern eine zwischen Marketing, Einkauf, Buchhaltung und Geschäftsleitung verlorene Freigabe, ein verspätetes Logo oder eine fehlende Rechnungsangabe den Zeitplan. Die Tasche auszuwählen ist leicht, das Unternehmen vorzubereiten ist schwer.
Dieser Ratgeber beschreibt nicht den Bestellablauf, sondern die interne Vorbereitung vor der Bestellung: wer am Prozess beteiligt ist, die Logovorbereitung nach Markenrichtlinie, Einsatzszenarien, die interne Freigabe des Angebots und die Planung der Lieferung an mehrere Adressen. Für die Prozessschritte können Sie unseren Ratgeber zur Beschaffung von Taschen im Großhandel lesen.
Wer ist an einer Firmenbestellung beteiligt?
Auch wenn eine Firmenbestellung von Taschen wie die Aufgabe einer einzelnen Person aussieht, betrifft sie mindestens drei, vier Abteilungen. Wenn Sie vorab wissen, wer am Prozess beteiligt ist, wird auch klar, welche Angabe wann von welcher Abteilung angefordert werden muss. Die Tabelle ordnet häufige Rollen den Angaben zu, die an die Werkstatt zu übermitteln sind; je nach Struktur Ihres Unternehmens können die Bezeichnungen der Abteilungen abweichen.
Einen einzigen Ansprechpartner zu bestimmen, vereinfacht die Korrespondenz zwischen Werkstatt und Ihrem Unternehmen. Kommen Entwurfsfreigabe, Fragen und Änderungswünsche von derselben Person, gibt es keine Unklarheit darüber, welche Angabe aktuell ist, und die Reihenfolge der Anfragen geht nicht verloren; für Zeiten, in denen die Person im Urlaub oder stark ausgelastet ist, ist es zudem eine gute Vorsorge, eine Vertretung zu benennen.
| Abteilung | Entscheidung oder Aufgabe | An die Werkstatt zu übermitteln |
|---|---|---|
| Marketing und Kommunikation | Freigabe von Logo, Farbe und Design | Logodatei, Druckfarben, Entwurfsfreigabe |
| Einkauf | Angebotsvergleich und Lieferantenentscheidung | Angebotsanfrage, Stückzahl und Termin |
| Buchhaltung | Rechnungsangaben | Firmenname und Steuerangaben |
| Betrieb oder Verteilung | Lieferadressen und Empfänger | Adresse, Empfänger und Telefon |
| Geschäftsleitung | Budget und endgültige Freigabe | Name der freigebenden Person |
Wie bereitet man ein Logo nach der Markenrichtlinie vor?
Die meisten Unternehmen haben Regeln zur Logonutzung: welche Farbe, welcher Abstand, welche Version. Beim Taschendruck lässt sich die Richtlinie möglicherweise nicht vollständig umsetzen, denn feine Linien und viele Farben liefern auf Stoff nicht bei jedem Verfahren dasselbe Ergebnis. Deshalb sollte man die druckgeeignete, schlichte Version von Anfang an festlegen.
Der Prozess wird erleichtert, wenn Sie eine ein- oder zweifarbige Version vorbereiten und die Logodatei im Vektorformat senden. Welche Version verwendet wird, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen anhand des Entwurfs; es genügt, wenn Sie die zwingenden Farben aus der Richtlinie Ihres Unternehmens und die Abstandsregel um das Logo in der Anfrage angeben. Zu Verfahren und Dateivorbereitung können Sie unseren Ratgeber zu Druckverfahren lesen.
Zu welchen Zwecken werden Firmentaschen bestellt?
Unternehmen bestellen Taschen zu unterschiedlichen Zwecken; ändert sich der Zweck, ändert sich auch die Wahl der Tasche. Die folgenden Szenarien sind allgemeine Beispiele, und für jedes müssen Stoff, Größe und Druck gesondert bedacht werden. Bestellen Sie für mehrere Szenarien gleichzeitig, schreiben Sie jedes in der Anfrage getrennt, denn das Angebot richtet sich nach dem Szenario. Überlegen Sie bei der Festlegung des Szenarios auch, wie oft die Tasche genutzt wird: Eine Tasche, die einmal verteilt und vergessen wird, und eine Tasche, die monatelang in der Hand getragen wird, erfordern nicht unbedingt denselben Stoff, denselben Henkel und denselben Druck. Wenn Sie unentschlossen sind, genügt es, den Verwendungszweck anzugeben, damit die Werkstatt ihre Stoff- und Größenempfehlung entsprechend vorbereiten kann.
- Empfang und Willkommenspaket: schlichte, dauerhafte Tasche für neue Mitarbeitende, Kunden oder Gäste
- Messe, Kongress und Besprechung: leichte Verteilung an viele Teilnehmer
- Mitarbeitergeschenk: Firmenjubiläum, Feiertag oder Kampagne
- Kundentasche: ein Modell, das beim Einkauf oder Besuch ausgegeben und lange genutzt wird
- Veranstaltung und Sponsoring: Verteilung, bei der die Sichtbarkeit des Logos im Vordergrund steht
Wie wird die Designfreigabe im Unternehmen gesteuert?
Wenn der Logoentwurf bei Ihnen eintrifft, wird die Freigabeentscheidung nicht von einer einzelnen Person, sondern in der gemeinsamen Sicht der betroffenen Abteilungen getroffen. Das Marketing prüft die Richtigkeit des Logos, die Geschäftsleitung das Erscheinungsbild, die Buchhaltung den Rechnungsnamen. Wenn Sie die Anmerkungen aller Abteilungen bei einem einzigen Ansprechpartner sammeln und gebündelt an die Werkstatt übermitteln, reduzieren sich mehrere Korrekturschleifen auf eine.
Da nach der Freigabe die Produktion beginnt, sollten Änderungswünsche vor der Freigabe abgeschlossen werden; nach Produktionsbeginn ist es schwierig, das Design zu ändern. Wenn Sie Punkte wie Tippfehler, Telefon- und Adressangaben, Logofarben und Position auf der Tasche im Entwurf von den zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen prüfen lassen, vermeiden Sie Überraschungen nach der Freigabe.
Wie erhält man ein vergleichbares Angebot?
Unternehmen vergleichen in der Regel mehrere Angebote. Damit der Vergleich aussagekräftig ist, muss allen Lieferanten dieselbe Beschreibung vorliegen: Stoff, Größe, Henkel, Druckverfahren und -farbe, Stückzahl. Andernfalls kann ein scheinbar niedriges Angebot eine fehlende Position enthalten. Für alle, die eine ausführliche technische Spezifikation erstellen möchten, gibt es in unserem Blog einen eigenen Beitrag.
Wenn Sie bei uns ein Angebot anfragen, bedenken Sie, dass sich der Preis nach Stückzahl, Stoff, Größe, Farbanzahl des Drucks und zusätzlichen Details wie dem Henkel richtet; eine feste Liste gibt es nicht. Wenn Sie das Angebot intern vorlegen müssen, bitten Sie darum, dass die Beschreibung schriftlich vorliegt. Bei Firmenbestellungen wird eine Rechnung ausgestellt; es genügt, uns Firmenname und Steuerangaben von Anfang an zu übermitteln.
Lieferplan für mehrere Abteilungen und Adressen
Kommen die Taschen an einen zentralen Standort oder werden sie auf verschiedene Abteilungen verteilt? Die Lieferung an mehrere Adressen ist nicht nur eine Logistikfrage, sondern eine Planungsfrage: Man muss vorab auflisten, wie viele Taschen an welche Adresse gehen und wer der Empfänger ist. Wenn Sie den Versand an mehrere Adressen wünschen, schreiben Sie das in der ersten Nachricht; ob das möglich ist und wie es umgesetzt wird, klärt sich in der Angebotsphase.
Die Taschen werden in alle 81 Provinzen per Paketversand mit Sendungsverfolgung oder per Spedition versendet; die Versandart wird nach Stückzahl und Adresse geplant. Name und erreichbare Telefonnummer der Person, die die Lieferung entgegennimmt, helfen, dass das Paket reibungslos angenommen wird. Für Angaben je Provinz können Sie auch unsere Seite zu den Liefergebieten ansehen. Vorab zu erfahren, von wem und zu welchen Uhrzeiten die Kartons bei der Lieferung angenommen werden, ist auch intern eine gute Vorbereitung.
Wie baut man den Zeitplan einer Firmenbestellung rückwärts auf?
Interne Freigaben sind oft der längste Schritt im Ablauf; deshalb sollte man den Zeitplan vom Veranstaltungs- oder Verteiltermin rückwärts aufbauen und die Freigabezeiten einrechnen. Da Produktions- und Versandzeiten je nach Stoff, Stückzahl und Druck variieren, nennen wir keine feste Zahl von Tagen; diese klärt sich in der Angebotsphase, nachdem wir Ihren Termin kennen. Auch wenn die Freigabeabläufe in jedem Unternehmen anders sind, sieht die Reihenfolge meist so aus, und man sollte nicht vergessen, dass jede Zeile für sich einen Zeitpuffer enthält:
- Datum, bis zu dem die Taschen bei Ihnen sein müssen
- Puffer für Zustellung und Versand
- Puffer für Produktion und Druck
- Freigabeprozess des Designentwurfs
- Annahme des Angebots und Bestellentscheidung
- Interner Budget- und Freigabeprozess der Geschäftsleitung
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