- Karaca Çanta
- مدة القراءة: 6 دقائق
الإجابة المختصرة: ينبغي أن يتضمن طلب عرض سعر الحقائب القطنية، إلى جانب بيانات الاتصال، نوع المنتج والمادة والمقاس (العرض × الطول × الطية، بالسنتيمتر) والعدد التقديري وعدد ألوان الطباعة ووجه الطباعة وولاية التسليم وتاريخ التسليم المطلوب وملف الشعار أو التصميم. والحقول الإلزامية في النموذج هي الاسم الكامل ورقم الهاتف والموافقة على KVKK؛ وإذا كنتم لا تعرفون تفاصيل المنتج فيمكنكم تركها فارغة، وتُحدَّد معاً في مرحلة عرض السعر.
عند فتح نموذج طلب عرض السعر يخطر أول ما يخطر هذا السؤال: هل يجب أن أعرف كل شيء؟ لا. فالإلزامي في النموذج هو الاسم الكامل ورقم الهاتف والموافقة على KVKK فقط؛ أما تفاصيل المنتج فاختيارية ويمكنكم تركها فارغة إن كنتم لا تعرفونها. لكن كلما قدمتم معلومات أكثر كان العرض أوضح وأسهل في المقارنة.
نتناول في هذا المقال حقول النموذج واحداً واحداً، ونشرح ما يُكتب في كل منها ولماذا هو مهم. وفي الختام موضوعات ينبغي أن توضحها فرق المشتريات المؤسسية ومن يطلبون حقائب المؤتمرات أو الفعاليات بصفة إضافية.
الحقول الإلزامية: من أنتم وكيف نصل إليكم؟
الاسم الكامل ورقم الهاتف هما الحد الأدنى من المعلومات اللازمة لنتمكن من الرد عليكم؛ كما أن قراءة نص الإفصاح بموجب KVKK والموافقة عليه إلزامية أيضاً. أما حقول الشركة والبريد الإلكتروني وولاية التسليم والعدد التقديري والموضوع فليست إلزامية. ومع ذلك فإن كتابة اسم الشركة والبريد الإلكتروني تُبقي المراسلات مسجلة، وكتابة الولاية والعدد تسهّل تحديد نطاق العرض.
حقول المنتج: النوع والمادة والمقاس والعدد
هذه الحقول الأربعة هي العمود الفقري للعرض: فهي تحدد أي حقيبة، ومن أي قماش، وبأي مقاس، وبأي عدد ستطلبون. وإن كنتم لا تعرفون أحدها فيمكنكم اختيار خيار «لست متأكداً» أو ترك الحقل فارغاً؛ ونتخذ القرار الناقص معاً في مرحلة عرض السعر.
حقول تفاصيل المنتج
| الحقل | ما ينبغي كتابته | لماذا هو مهم |
|---|---|---|
| نوع المنتج | قطن، قطن خام، Nonwoven (تيلا)، حقيبة بتقنية اللحام بالموجات فوق الصوتية، كرتون، حقيبة ظهر بحبل، أو غير ذلك / لست متأكداً. | يحدد من أي فئة ومن أي طريقة إنتاج سيُقدَّم العرض. |
| المادة | قطن، قطن خام، Nonwoven (تيلا)، Nonwoven باللحام بالموجات فوق الصوتية، كرتون، أو بانتظار اقتراحنا. | يؤثر القماش في متانة الحقيبة ومظهر الطباعة. |
| المقاس | بترتيب العرض × الطول × الطية وبالسنتيمتر؛ مثلاً 35 x 40 x 10. وفي الطراز بلا طية يكفي العرض × الطول. | يتوقف عليه أن يتسع للمنتج الذي سيوضع فيها وكمية القماش. |
| العدد التقديري | العدد التقريبي للطلب، مثلاً 500 قطعة. وإن كنتم لا تعرفون العدد الدقيق فاكتبوا نطاقاً تقريبياً. | تتغير تكلفة الوحدة مع العدد؛ ويُعدّ العرض بحسب هذا الرقم. |
كيف تُعبَّأ حقول الطباعة والتسليم؟
تصف حقول الطباعة كيف سيُطبَّق شعاركم، وتصف حقول التسليم إلى أين ومتى ينبغي أن تصل الحقائب. وكتابتهما معاً تتيح لنا وضع خطة التصميم والإنتاج في وقت واحد وتقلل الأسئلة الإضافية التي قد تأتي لاحقاً.
حقول الطباعة والتسليم
| الحقل | ما ينبغي كتابته | أثره في العرض |
|---|---|---|
| عدد ألوان الطباعة | بلا طباعة، أو 1 أو 2 أو 3 أو 4 ألوان، أو متعدد الألوان / صورة فوتوغرافية، أو لست متأكداً. | يؤثر عدد الألوان في طريقة الطباعة والتكلفة. |
| وجه الطباعة | وجه واحد أو وجهان. | طباعة وجه واحد أو وجهي الحقيبة تغيّر التكلفة. |
| ولاية التسليم | الولاية التي ستُرسل إليها الحقائب. | تتضح بحسبها خطة الشحن وطريقة النقل. |
| تاريخ التسليم المطلوب | التاريخ الذي ينبغي أن تكون الحقائب فيه بين أيديكم؛ وإن كانت هناك فعالية فاتركوا هامشاً قبل تاريخ الفعالية. | يُخطَّط جدول الإنتاج بحسبه؛ وتتضح إمكانية الالتزام به في مرحلة عرض السعر. |
كيف يُرفع ملف الشعار والتصميم؟
يقبل النموذج صيغ PNG وJPG وWebP وPDF وEPS؛ ويمكن أن يبلغ حجم الملف 5 MB على الأكثر. ارفعوا إن أمكن صورة عالية الدقة أو ملف PDF أو EPS يحتوي على رسم متجه. فالصورة الصغيرة الضبابية تحمل خطر أن تعطي نتيجة ضبابية في الطباعة أيضاً.
الملف المرفوع ليس مفتوحاً للجميع؛ بل لا يمكن تنزيله إلا من لوحة الإدارة المخوّلة. وإذا لم يكن لديكم ملف جاهز بعد فاتركوا الحقل فارغاً وصفوا شعاركم في قسم التفاصيل؛ ويمكنكم إرسال الملف لاحقاً أثناء استمرار مناقشة العرض.
ما الأسئلة التي ينبغي أن يطرحها فريق المشتريات المؤسسي؟
يحتاج الشراء المؤسسي إلى أكثر من نموذج طلب عرض السعر: سلسلة الموافقة الداخلية، والمواصفات، وبيانات الفاتورة، والمسؤول عن الاستلام. اسألوا المورّد الأسئلة التالية كتابةً واحتفظوا بالأجوبة في ملف العرض؛ فهذا هو أقوى سجل بين أيديكم عند أي خلاف قد ينشأ لاحقاً.
ونحن نستطيع الإجابة عن جزء من هذه الأسئلة منذ البداية: فنحن نصنّع بأنفسنا في ورشتنا في كاراتاي بقونية منذ عام 2013، ولا يوجد وسيط، وتصدر فاتورة مؤسسية، وتسير العملية بالترتيب: الطلب، فعرض السعر، فاعتماد التصميم، فالإنتاج والطباعة، فالفحص والشحن.
- هل المورّد مصنّع أم وسيط، وفي أي عنوان يتم الإنتاج؟
- كيف يتم اعتماد التصميم؛ وهل يُشارَك موضع الطباعة والألوان بصورة قبل الاعتماد؟
- ما البنود التي يشملها العرض: القماش، والمقاس، ولون الطباعة، ووجه الطباعة، والمقبض، والتفاصيل الإضافية؟
- هل موعد التسليم وطريقة الشحن وعنوان التسليم مكتوبة كلٌّ على حدة؟
- ما المعلومات المطلوبة للفاتورة ومتى تصدر الفاتورة؟
- إذا طُلبت عينة فهل أُرسل الطلب في مرحلة عرض السعر، وهل شروطها مكتوبة؟
ما الوثائق التي تُراجَع قبل طلب الحقائب؟
ينبغي أن يكون بين أيديكم قبل الطلب ثلاثة سجلات: عرض سعر مكتوب يذكر البنود واحداً واحداً، وصورة تصميم معتمدة تُظهر موضع الشعار والألوان، وبيانات شركتكم اللازمة للفاتورة المؤسسية (الاسم التجاري، والدائرة الضريبية، والرقم الضريبي). وهذه الثلاثة أسهل وسيلة لإظهار الفروق التي قد تنشأ لاحقاً.
وإذا كانت مواصفات مؤسستكم تطلب وثائق إضافية مثل تقرير اختبار أو شهادة مطابقة فاكتبوا ذلك في قسم تفاصيل الطلب، وأكّدوا كتابةً أي وثيقة يمكن توفيرها وبأي شرط. وتوضيح التوقع الدقيق لوثيقة ما قبل إصدار الطلب هو الطريق الأضمن في هذه المسائل.
ما المعلومات التي ينبغي أن يتضمنها عرض سعر حقيبة المؤتمر؟
في حقيبة المؤتمر أو الفعالية اكتبوا، إضافة إلى الحقول أعلاه، ما يلي: عدد المشاركين وكمية الاحتياط التي تريدون إضافتها، ومقاس الملف أو الكتيب الذي سيوضع داخل الحقيبة، وعدد شعارات الرعاة وتوزيعها إن وُجدت، وتاريخ الفعالية والتاريخ الذي ينبغي أن تكون الحقائب فيه بين أيديكم.
مثلاً: إذا كان سيُعطى في مؤتمر يضم 500 مشارك كتيب البرنامج وزجاجة ماء فإن مقاس الحقيبة يُختار بحسب هذين الاثنين؛ وإذا كانت هناك شعارات رعاة فينبغي أن يُكتب في العرض وجه الطباعة وعدد الألوان بحسب ذلك أيضاً.
الأسئلة الشائعة
ما الحقول الإلزامية في نموذج عرض سعر الحقائب القطنية؟
الحقول الإلزامية هي الاسم الكامل ورقم الهاتف والموافقة على KVKK. أما الشركة والبريد الإلكتروني وولاية التسليم والعدد التقديري والموضوع وجميع تفاصيل المنتج فاختيارية. وإذا كنتم لا تعرفون نوع المنتج أو المقاس أو لون الطباعة فيمكنكم ترك الحقل فارغاً أو اختيار «لست متأكداً»؛ وتتضح هذه المعلومات معاً في مرحلة عرض السعر.
هل يلزم إرفاق ملف الشعار بطلب عرض السعر؟
ليس لازماً، لكنه يسهّل توضيح العرض. يقبل النموذج ملفات PNG وJPG وWebP وPDF وEPS بحجم 5 MB على الأكثر. والملف المرفوع ليس مفتوحاً للجميع ولا يمكن تنزيله إلا من لوحة الإدارة المخوّلة. وإذا لم يكن ملفكم جاهزاً فصفوا شعاركم في قسم التفاصيل وأرسلوا الملف لاحقاً.
ما الأسئلة التي ينبغي أن يطرحها فريق المشتريات المؤسسي في عملية عرض السعر؟
اسألوا كتابةً من هو المصنّع، وما البنود التي يشملها العرض، وكيف يتم اعتماد التصميم، وما موعد التسليم وطريقة الشحن، وما بيانات الفاتورة. وإذا كانت مواصفاتكم تطلب وثائق إضافية أو تقرير اختبار فاذكروا ذلك من البداية. والاحتفاظ بالأجوبة في ملف العرض يسهّل عملكم في المراحل اللاحقة.
ما المعلومات التي ينبغي أن ترد في عرض سعر حقيبة المؤتمر؟
ينبغي أن ترد: عدد المشاركين، ومقاس الملف أو الكتيب الذي سيوضع في الحقيبة، وعدد شعارات الرعاة وتوزيعها، ولون الطباعة ووجهها، وولاية التسليم، والتاريخ الذي ينبغي أن تكون الحقائب فيه بين أيديكم. وهذه المعلومات تحدد حجم الحقيبة وطباعتها وخطة إنتاجها؛ وما ينقص منها يتضح معاً في مرحلة عرض السعر.
