- Karaca Çanta
- مدة القراءة: 6 دقائق
الإجابة المختصرة: تُبنى خطة الحقائب الترويجية لفعالية بلدية على خمسة قرارات: الجمهور والعدد، والمواد التي ستوضع في الحقيبة، والقماش والنموذج، وتوزيع الشعار برسالة واحدة واضحة، وجدول التسليم. ففي التوزيع الخفيف بأعداد كبيرة يبرز Nonwoven (تيلا)، وفي الأعمال التي يُراد لها استخدام دائم تبرز الحقيبة القطنية. وإذا لزمت مواصفات فنية فتُحضَّر معلومات المقاس والقماش والطباعة كتابياً.
مهرجان بلدي، أو حملة جمعية، أو لقاء مؤسسة وقفية، أو قمة مؤسسية: في كل ذلك تبدأ الحقيبة بالسؤال نفسه، أي لمن، وما الذي ستحمله، وبأي رسالة؟ ولأن الجمهور واسع والميزانية محدودة وتاريخ التسليم ثابت، فينبغي تخطيط الحقيبة تخطيطاً صحيحاً من البداية.
يشرح هذا المقال خطة الحقائب الترويجية لفعالية بلدية بالترتيب: الجمهور والعدد، والرسالة، والقماش والمقاس، والنموذج، وجدول التسليم. ويمكن استخدام الإطار نفسه لحملات الجمعيات والمؤسسات الوقفية ومؤسسات المجتمع المدني وللقمم المؤسسية.
كيف تُخطَّط الحقيبة في فعالية بلدية؟
ابدؤوا الخطة من الجمهور: هل الفعالية موجهة إلى العائلات والأطفال، أم إلى التجار وأصحاب المحال، أم إلى المدعوين؟ وأوضحوا أيضاً نقطة التوزيع؛ فالحقيبة التي تُعطى واقفاً أمام المنصة والحقيبة التي تُسلَّم عند مكتب التسجيل تتطلبان متانة ومظهراً مختلفين. وحددوا العدد بحسب ما إذا كانت القائمة مغلقة أم مفتوحة؛ ففي الفعاليات المفتوحة يُترك هامش احتياطي واسع لأن عدد الزوار يقوم على التقدير.
- من سيستلم الحقيبة: العائلات أم الأطفال أم التجار أم المتطوعون أم المدعوون؟
- أين وكيف ستُعطى الحقيبة: منصة أم مكتب تسجيل أم ميدان أم قاعة مغلقة؟
- ما الذي سيوضع فيها: كتيب أم كتيب إرشادي أم هدية صغيرة؟
- هل تُستخدم الحقيبة بعد الفعالية أيضاً، أم هي توزيع ليوم واحد؟
- أين مكان التسليم، وفي أي تاريخ ينبغي أن تكون الحقائب بين أيديكم؟
كيف تُستخدم الحقيبة القطنية في حملات الجمعيات والمؤسسات الوقفية؟
في حملة الجمعية تكون الحقيبة هي الرسالة وهي تُحمل في الميدان. ففي فعاليات مثل يوم جمع التبرعات أو مسيرة التوعية أو لقاء المتطوعين يحمل من يتسلم الحقيبة اسم المؤسسة وغايتها معه طوال اليوم. أما الحقيبة التي تُعطى للمتطوعين فتعزز أيضاً الشعور بالانتماء.
وفي فعالية المؤسسة الوقفية يبرز جانب العرض: ففي لقاءات مثل الاجتماع السنوي أو حفل المنح الدراسية أو يوم التعريف يريد المدعوون أن يروا الحقيبة بسيطة ورصينة. لذلك فإن الشعار بلون واحد وعبارة دعائية قصيرة ومساحة تُترك فارغة تُقرأ في الغالب أفضل من تصميم مبهرج في حقيبة المؤسسة الوقفية.
كيف تُصاغ رسالة الحقيبة في حملة المجتمع المدني؟
الحقيبة ملصق صغير؛ يقرؤها المارّ في الطريق في بضع ثوانٍ. لذلك اختاروا رسالة رئيسية واحدة، واجعلوها قصيرة، وضعوها بحيث تُرى في النظرة نفسها مع الشعار. ولأن ذلك الشخص سيحمل الحقيبة في حياته اليومية فاستخدموا لغة محايدة يستطيع الجميع حملها بارتياح.
عناصر الرسالة على الحقيبة
| العنصر | موضعه على الحقيبة | نقطة الانتباه |
|---|---|---|
| شعار المؤسسة | المنطقة العلوية أو الوسطى | ينبغي أن يكون أكبر عنصر؛ واتركوا مساحة فارغة حوله. |
| اسم الحملة أو الفعالية | مباشرة تحت الشعار | اكتبوه قصيراً؛ وينبغي أن يبقى مقروءاً والحقيبة ممتلئة. |
| العبارة الدعائية (السلوغان) | تحت اسم الفعالية أو على الوجه الخلفي | لا تتجاوز جملة واحدة؛ فالنص الطويل بالأحرف الصغيرة لا يُقرأ. |
| عنوان الموقع أو حساب التواصل الاجتماعي | المنطقة السفلية | كلما صغر الخط قلّ وضوح القراءة؛ فاجعلوا العنوان قصيراً. |
| شعارات الداعمين | الوجه الخلفي أو شريط مشترك | امنحوا الشعارات من المستوى نفسه مساحة متساوية. |
كيف يُختار القماش والمقاس للحقيبة؟
في التوزيع في الهواء الطلق وبأعداد كبيرة يبرز Nonwoven الخفيف، أي حقيبة تيلا؛ ففي صفحات منتجاتنا تُوصف حقائب تيلا المخيطة بأنها من قماش Nonwoven بوزن 100 غ، وحقائب اللحام بالموجات فوق الصوتية بأنها من قماش بوزن 60 غ. وإذا أردتم أن تُحمل الحقيبة بعد الفعالية أيضاً فالحقيبة من القطن الخام أو القماش الملون خيار أدوم.
والمقاس تحدده المواد التي ستوضع فيها. ففي كتيب أو كتيب إرشادي بمقاس A4 ينبغي أن يزيد عرض الحقيبة وطولها على مقاس A4 (21 x 29,7 سم). ومن بين 171 منتجاً في كتالوجنا ذُكر مقاسها، فإن أكثر الأحجام تكراراً هي 50x40 و30x40 و45x35 سم؛ أما طول المقبض والحمل فيُحدَّدان في عرض السعر بحسب ما ستحملونه.
كيف يُختار نموذج الحقيبة للقمة المؤسسية؟
في القمم والاجتماعات الرسمية يكون ملف المشاركين أضيق وتوقعاتهم من الحقيبة أبسط. ولأنه ستُحمل فيها وثائق ومواد عرض فإن ملف المشارك هو الذي يحدد المقاس؛ أما المظهر فينبغي أن ينسجم مع هوية المؤسسة. ويضع الجدول جنباً إلى جنب اتجاهات النماذج لأربعة أنواع من الفعاليات.
اتجاه النماذج بحسب نوع الفعالية
| الفعالية | الجمهور | اتجاه النموذج والقماش | اتجاه الطباعة |
|---|---|---|---|
| اليوم الشعبي والمهرجان | جمهور واسع ومتنوع وأعداد كبيرة | حقيبة تيلا بمقبض | شعار بلون واحد ورسالة قصيرة |
| حملة تبرعات جمعية | متطوعون ومتبرعون | حقيبة قطنية؛ تُحمل بعد الحملة أيضاً | لون أو لونان وعبارة دعائية واضحة |
| الاجتماع السنوي لمؤسسة وقفية | مدعوون بعدد محدود | حقيبة قطنية أو حقيبة اللحام بالموجات فوق الصوتية | شعار بسيط بلون واحد؛ والتطريز للشعار الصغير |
| قمة مؤسسية | مشاركون رفيعو المستوى وحمل وثائق | حقيبة قطنية بطية أو حقيبة اللحام بالموجات فوق الصوتية | شعار بلون واحد وتوزيع نظيف |
كيف تُعدّ خطة التسليم والمواصفات الفنية؟
في الجهات الحكومية والبلديات تحدد وحدة المشتريات في مؤسستكم أسلوب الشراء؛ وهذا المقال لا يشرح الأسلوب. أما نحن فنطلب المعلومات الفنية اللازمة للعرض: النموذج والقماش والمقاس وعدد ألوان الطباعة والعدد ومكان التسليم وتاريخ التسليم المطلوب. فإذا كتبتم المواصفات بهذه العناوين أمكن مقارنة العروض بعضها ببعض؛ وللتفصيل راجعوا مقالنا عن كتابة المواصفات الفنية في مشتريات الحقائب المؤسسية.
تُرسل الحقائب إلى جميع الولايات الـ81 بشحن قابل للتتبع أو بالنقل، وتُصدر فاتورة مؤسسية. وتتضح مدة الإنتاج والتسليم والحد الأدنى للعدد والعينة في مرحلة عرض السعر. ومشاركتكم تاريخ الفعالية في أول لقاء تساعدنا على بناء الجدول الزمني إلى الوراء.
الأسئلة الشائعة
كيف يُحدَّد عدد الحقائب التي ستُوزَّع في فعالية بلدية؟
إذا كانت هناك قائمة مدعوين مغلقة فأضيفوا إلى العدد المؤكد للمشاركين الفريق والضيوف؛ أما في الفعالية المفتوحة للعامة فقدّروا بحسب المشاركة السابقة والازدحام المتوقع وأبقوا الكمية الاحتياطية واسعة. وليست هناك نسبة ثابتة لهذه الكمية. وعندما يتضح العدد يمكنكم كتابة العدد التقديري في نموذج طلب عرض السعر.
ما الرسالة التي ينبغي أن تُكتب على حقيبة حملة الجمعية؟
تكفي رسالة رئيسية واحدة وشعار المؤسسة. ضعوا اسم الحملة وعبارة دعائية قصيرة تحت الشعار، وأضيفوا عنوان الموقع أو حساب التواصل الاجتماعي في سطر صغير. ولأن الحقيبة ستُحمل في الحياة اليومية فاختاروا لغة محايدة يستطيع الجميع حملها بارتياح؛ ونوضح التوزيع معاً عند اعتماد التصميم.
ما المعلومات التي ينبغي تحضيرها لشراء الحقائب في جهة حكومية؟
حضّروا نوع الحقيبة والقماش والمقاس (العرض x الطول x الطية، سم) وعدد ألوان الطباعة والوجه والعدد التقديري ومكان التسليم وتاريخ التسليم المطلوب. فهذه المعلومات تشكل أساس العرض والمواصفات معاً. أما أسلوب الشراء فتحدده وحدة المشتريات في مؤسستكم؛ ونحن نصدر فاتورة مؤسسية، وتتضح بقية الشروط في مرحلة عرض السعر.
هل تكون حقيبة فعالية المؤسسة الوقفية قطنية أم Nonwoven؟
إذا أردتم أن يستخدم المدعوون الحقيبة بعد الفعالية أيضاً فالحقيبة القطنية، وإذا كنتم ستوزعون حقيبة خفيفة وأنيقة على عدد كبير من الأشخاص فيمكن التفكير في حقيبة تيلا أو حقيبة اللحام بالموجات فوق الصوتية. ويعتمد القرار على العدد والميزانية والمظهر الذي تريدونه. وإذا أبلغتمونا بسير الفعالية والعدد أمكننا أن نوضح معاً أيهما يناسب.
